Funkcjonalność importu pliku JPK-FA służy dodawaniu do systemu faktur wystawionych w systemie zewnętrznym, aby nie było konieczności dodawania ich ręcznie.
W systemie możliwe jest wykonanie importu JPK-FA w Klienci/Obsługa klientów/Stan obsługi firm za pomocą przycisku Importuj plik JPK-FA dostępnego w Opcjach zaawansowanych.
Wybranie tej akcji spowoduje pojawienie się okna do importu pliku w formacie xml. Wyświetlana treść jest zależna od ustawień firmy dla danego roku, który zostanie wybrany. System automatycznie zmienia opis w oknie względem ustawień dotyczących prowadzonej
ewidencji.
Dla firm na KPIR istnieje możliwość wyboru roku i właściwego pliku, który ma zostać zaimportowany.
Dla klientów będących na ryczałcie ewidencjonowanym istnieje konieczność wybrania również stawki ryczałtu, która zostanie przypisana do wszystkich zaimportowanych dokumentów.
Po zaimportowaniu pliku dokumenty będą dostępne w kopii roboczej w zakładce Fakturowanie/Faktury.
Wszystkie dodatkowe parametry ustawione automatycznie to:
- forma płatności: przelew,
- termin płatności - 14 dni,
- typ dokumentu - sprzedaż.
Ponadto został dodany filtr Źródło, po włączeniu którego będą widoczne dokumenty dodane do
systemu za pomocą funkcji importu JPK- FA.
Aby dokument trafił do KPIR/Ewidencji przychodów oraz rejestrów VAT (jeżeli Klient jest czynnym podatnikiem VAT) należy dokument ten zatwierdzić.
Jeżeli dany dokument jest opłacony i nie powinien być w statusie Oczekuje na zapłatę należy dodać do dokumentu płatność za pomocą przycisku Rozliczenia widocznego na dokumencie lub poprzez zaznaczenie faktury i akcję Oznacz jako zapłacone dostępną w Opcjach zaawansowanych.
Gdy w importowanym pliku jest dokument z Kontrahentem, który nie został wcześniej utworzony w systemie, zostanie on dodany automatycznie na podstawie danych z JPK-FA.
Jeżeli niektóre faktury z pliku JPK istnieją już w systemie, wówczas w chwili importu pliku JPK-FA zostanie
wyświetlona informacja zwrotna Użytkownikowi, które dokumenty nie zostały dodane do systemu.
UWAGA! W przypadku, gdy wśród dokumentów w importowanych przez JPK_FA znajdują się faktury do których są przypisane zaliczki lecz brakuje tych zaliczek w systemie oraz we wgrywanym pliku JPK_FA , system nie wyświetli komunikatów ostrzegawczych o brakujących zaliczkach. W związku z tym należy zwrócić szczególną uwagę po wgraniu tego typu dokumentów.
W celu uzupełnienia na fakturze końcowej informacji o wcześniej występującej zaliczce, można zastosować jedną z wybranych metod:
1. Metoda pierwsza polega na dodaniu w zakładce Fakturowanie/Faktury za pomocą szablonu faktury zaliczkowe brakujących zaliczek, a następnie po wgraniu pliku JPK_FA edytowanie faktur końcowych w celu podpięcia zaliczek.
2. W metodzie drugiej należy na początku wgrać plik JPK_FA a następnie edytować faktury końcowe uzupełniając pole zaliczki spoza systemu.