Skany dokumentów, która znajdują się w folderze Dokumenty Księgowe ze statusem do wprowadzenia, zostały przetworzone przez system i oczekują na zaksięgowanie.
W celu zaksięgowania dokumentu należy na skanie wybrać przycisk Wprowadź.
W nowym oknie po lewej stronie ekranu wyświetlony zostanie podgląd skanu, aby ukryć boczny pasek należy kliknąć na wskazaną niżej ikonę.
Po wyświetleniu pełnego podglądu dokumentu, należy zweryfikować zgodność jego danych z danymi umieszczonymi na szablonie po prawej stronie. Brakujące pola należy uzupełnić.
Uwaga: W przypadku, gdy skan faktury od wybranego kontrahenta wprowadzany jest po raz pierwszy jego dane mogą automatycznie nie zostać uzupełnione przez system. W takim przypadku należy kliknąć na pole wprowadzić nazwę kontrahenta a następnie dodaj nowego odbiorcę.
W przypadku polskiego kontrahenta wystarczy jedynie uzupełnić numer NIP a następnie wybrać przycisk Pobierz dane kontrahenta z GUS, dane zostaną pobrane automatycznie.
Po uzupełnieniu niezbędnych danych na szablonie, należy wybrać przycisk Zapisz i Zaksięguj.
W przypadku, gdy użytkownik ma włączony pakiet Komfort po zaakceptowanie skanu jako dokument księgowy, skan zostanie przeniesiony do folderu OCR i weryfikacja gdzie będzie oczekiwał na zaksięgowanie go przez księgowego.
Przy skanie gotowym do zaksięgowanie będzie widniał status Czeka na IBV.
W celu zaksięgowania skanu należy przejść do zakładki IBV. Umożliwia to wybranie przycisku Przejdź do IBV, który znajduję się po prawej stornie ekranu.
Księgowanie skanów dokumentów z poziomu IBV
Wybór firmy
Aby wybrać firmę należy przejść do zakładki Skany/IBV i w Panelu weryfikacji wprowadzić nazwę firmy, a następnie zaznaczyć właściwą firmę.
Po wskazaniu odpowiedniej firmy należy wybrać przycisk Rozpocznij.
Praca na skanach
W zakładce Skany/IBV po lewej stronie będzie widoczny skan faktury, natomiast po prawej stronie pojawi się widok księgowy dokumentu do edycji. Na podstawie takiego dokumentu w mKsięgowości zostanie zaksięgowana faktura.
Po wgraniu skanu dokumentu system automatycznie przyporządkowuje go do szablonu faktury kosztowej. W przypadku, gdy skan dotyczy faktury sprzedażowej i powinien zostać zaksięgowany po stronie przychodów, przed rozpoczęciem zmian, należy wskazać odpowiedni szablon. W tym calu należy:
1. Kliknąć przycisk Wybierz Szablon.
2. Z listy dostępnych szablonów wskazać szablon odpowiadający fakturze sprzedaży np. Faktura sprzedaży.
3. Po prawidłowej zmienia szablonu, jego nazwa będzie widniała przy danych firmy.
Użytkownik powinien sprawdzić pozycje a w szczególności dane kontrahenta, numer faktury, daty i okres księgowy, pozycje dokumentu oraz pozycje KPiR i Rejestru VAT. Użytkownik ma możliwość edycji poszczególnych informacji na dokumencie. Jeśli dane kontrahenta okażą się niepoprawne należy ponownie wpisać numer NIP firmy i kliknąć przycisk lupy. Wówczas dane kontrahenta ponownie zostaną zaczytane z GUSu.
Zakończ
- dokument nie zostaje zapisany, oznacza przeniesienie do panelu weryfikacji.
Zaksięguj - spowoduje zaksięgowanie jednego dokumentu i automatyczne przejście do panelu weryfikacji.
Usuń - powoduje usunięcie dokumentu,
Odrzuć - nieczytelny - spowoduje przeniesienie skanu do folderu INBOX/odrzucone.
Oznacz jako inne - spowoduje przeniesienie skanu do folderu INBOX/inne.
Odrzuć - duplikat - skan zostanie przeniesieni do folderu INBOX/odrzucone.
Pomiń - spowoduje przeniesieniu skanu na koniec kolejki. Pominięty skan pojawi się ponownie po zaksięgowaniu pozostałych skanów.
Zaksięguj i przejdź do następnego - wyświetlany skan zostanie zaksięgowany a w jego miejsce podstawi się kolejny do zaksięgowania.
Kopiuj poprzedni dokument - szablon zostanie uzupełniony danymi, który zostały wprowadzone na wcześniejszym dokumencie.
Użytkownik, aby przyczynić się do wystawienia faktury powinien wybrać opcję Zaksięguj. Wówczas wprowadzona faktura pojawi się w zakładce Moje koszty/Faktury kosztowe lub Fakturowanie/Faktury.