W zakładce Opis i Alokacja dostępne są dokumenty, które właśnie zostały dodane do obiegu i mają przypisanego właściciela. Jest to każdy dokument wprowadzony przez zakładkę inbox, Moje koszty, aplikację mobilną, gdy nie jest to rola “recepcja” albo biuro rachunkowe.
Dla dokumentu przypisane są trzy przyciski akcji:
- Cofnij - zwrócenie dokumentu do statusu/zakładki Recepcja
- Historia - przedstawia całą historię dokumentu od momentu jego trafienia do obiegu dokumentów
- Opisz- wybranie tej akcji spowoduje przejście do formularza alokacji, gdzie możliwe jest wybranie akcji jaka ma być wykonana (przekazać do akceptu merytorycznego, akceptu finansowego, zaakceptować finansowo, zapisać zmiany na obecnym kroku).
Po wybraniu którejś z opcji np. Skieruj do Akceptu merytorycznego pojawi się okno gdzie należy wybrać Użytkownika, który będzie odpowiedzialny za akceptację merytoryczną. Jeśli w zakładce Ustawienia/ Obieg dokumentów został wybrany użytkownik domyślnie akceptujący będzie on widoczny na górze w polu Domyślny użytkownik.
Po wykonaniu tej czynności dokument zostanie przeniesiony do zakładki Akcept merytoryczny.